Всеки мениджър трябва да участва в трудни разговори със своите служители от време на време.
Например, трябва да му направите забележка или дори да го уволните.
Ако провеждате такъв разговор спонтанно, без подготовка, тогава съществува висок риск от значителен стрес както за ръководителя, така и за подчинения, и в същото време да не постигнете желаните резултати.
Но с правилния подход можете да постигнете ефективно решение на проблема и да поддържате работни отношения. Ето няколко съвета, които ще ви помогнат с това.
Дефинирайте ясно целите си
Първо, добре разберете какво точно искате да получите от разговора. Да речем, че трябва да информирате служител за незадоволителното му представяне.
Но какво точно искате от този разговор? Искате служител да подобри представянето си, да подаде писмо за напускане или просто искате да излеете недоволството си?
Въз основа на това запишете предварително точно какви точки трябва да повдигнете по време на разговора, помислете предварително какво може да каже вашият събеседник в отговор.
Отделете време предварително
Ако вие сте този, който определя датата и часа за разговора, опитайте се да изберете време, така че да имате достатъчно време за този разговор.
Също така изберете правилното местоположение. Например, ако трябва да се скарате на служител, по-добре е да го направите насаме в офиса си, а не внезапно пред други хора.
Дръжте емоциите си под контрол
Винаги помнете, че това е просто работа. И много неща просто не трябва да се приемат твърде сериозно.
И още повече, по време на разговор не ставайте лични или обидни. Вече сте определили целта си, така че се опитайте да вървите към нея.
Слушай внимателно
Напълно възможно е вашият събеседник да е имал основателни причини да направи това, което е направил, възможно е всичко, което е искал да бъде от полза за компанията, но го е направил малко по-различно от това, което се изисква от него.
Затова, за да разберете добре събеседника си, изслушвайте го внимателно и задавайте насочващи въпроси.
Помислете за решения
В обикновената работа изключително рядко има безнадеждни ситуации. Затова помислете предварително какви изходи от възникналата ситуация са налични.
Освен това, след като изслушате внимателно събеседника си, попитайте самия него какви идеи за решения има. И едва след това съвместно разработване на общо решение.
Очаквайте неочакваното
Колкото и внимателно да се подготвяте за разговор, винаги нещо може да се обърка. Например, служител може да избухне в сълзи по време на разговор, да изпадне в ступор и дори да започне да проявява агресия.
Тези неща се случват, така че е важно да планирате неочакваното. Бъдете готови да направите пауза и да пренасрочите труден разговор, за да дадете време и на двамата да се успокоите и да съберете мислите си.
Приключете разговора правилно
Преди да приключите разговор, винаги е добра идея да потвърдите, че служителят е разбрал разговора. Помолете го да ви каже до какви заключения е стигнал и след това можете да го сравните с вашите очаквания.
Ако видите, че говорите на различни езици, опитайте да използвате различни думи или, ако е възможно, пренасрочете разговора, така че вашият събеседник също да усвои разговора и едва след това повторете разговора.
Ако служителят е разбрал всичко правилно, тогава се договорете за следващите стъпки, какво точно и кога трябва да направите. Също така е възможно след известно време да имате нужда от нов разговор, след което веднага да се договорите за него и датата за него.
Заключение
Във всяка работа трудните разговори са неизбежни и винаги ще има ситуации, в които или служителят наистина е направил нещо нередно, или мениджърът го е разбрал погрешно. Като се подготвите предварително за разговора, изслушвате внимателно събеседника си и разработвате съвместни решения, ще успеете да постигнете целите си.
